Manejo de Crisis y Business Continuity Management
Extraído del webinar “Manejo de crisis y business continuity management: acciones y recomendaciones” impartido por Mauricio Chaparro. Del ciclo especial: La familia empresaria en tiempos de crisis.
Tomando como ejemplo la reciente crisis del COVID-19, debemos partir del hecho que la situación actual la precedieron algunos eventos relevantes a nivel mundial:
Competitividad entre EE. UU. y China
Caída de los precios del petróleo
Inestabilidad política en algunos países
Integrándose como una crisis transversal a nivel mundial, algunas de las interrogantes que surgen están relacionadas con la variable tiempo y magnitud, ¿Cuánto tiempo tomará en superarse? ¿Días? ¿Meses? ¿Será cíclico?, y en cuanto al cambio, ¿Serán significativos? ¿implicarán grandes ajustes en los sistemas que existen hasta ahora?
Tomando información de fuentes, medios y organismos oficiales, es posible avizorar el futuro comparando indicadores entre países, por ejemplo, el cómo se encuentra China, España, Italia, países que registraron los primeros casos del COVID-19, y cuál es su evolución del contagio en Norteamérica y Latinoamérica. De alguna manera, al observar estas diferencias podemos hacer algunas proyecciones.
Comprender la situación actual nos permite dimensionar la crisis, considerando las diferentes áreas de impacto que ha tenido a nivel empresarial, la distribución, cadenas de suministros y medidas gubernamentales, y plantean una nueva fórmula de operar. Adicionalmente es importante considerar que el sistema de salud será el más afectado del sistema público en general. Esto, desde luego, presagia una crisis en el sistema económico y financiero.
Cuando abordamos el escenario internacional, la ayuda por parte de los organismos multilaterales a países más vulnerables está destinada a atender la contingencia que sus sistemas internos no están preparados para afrontar. Sin embargo, la activación de los particulares será clave para generar nuevas dinámicas y soluciones. Al final, lo que está ocurriendo es una reorganización de los factores de producción. Definitivamente, estamos frente a un mundo VUCA donde algunas cosas están bajo nuestro control y otras que, a fin de cuentas, no lo están. Entonces cabe plantearse decidir actuar en nuestro circulo de influencia desde el momento en el que nos encontramos para generar alternativas que permitan la continuidad de las operaciones en las condiciones presentes. Por otro lado, aquello que se encuentra fuera de este círculo de influencia, simplemente debe aceptarse y comprenderlo como una variable que forma parte del conjunto con el que se deberá lidiar en estas circunstancias.
Sobre el entorno actual, es importante señalar que existen referencias en el pasado que pueden darnos señales de como se desenvolverá esta situación, pero también es necesario tomar algunos indicadores que puedan guiarnos en el reconocimiento y avance de esta nueva dinámica, como puede ser monitorear la tasa de contagiados (tomando en cuenta que cada país tiene su metodología de seguimiento y registro).
Para continuar nuestro análisis, existen factores que permiten aproximarnos al entorno: estratégicos, comerciales, operativos, financieros y legales; claro está, tomando en cuenta la realidad en la que cada empresa familiar se encuentra inmersa.
Estratégicos
Las decisiones que puedan aprovechar las oportunidades que se presentan, digitalización de procesos y dinámicas, adquisiciones, nuevas líneas estratégicas de negocio o concentración en el core business. Como en toda crisis, las marcas solidarias tendrán mayor recordación, es por ellos que muchas empresas familiares se esfuerzan en adaptarse a las nuevas condiciones pues se preparan para el largo plazo, comprendiendo que hay una vida después del Coronavirus.
Operativos
Debemos comprender los elementos presentes que pueden impactar la operatividad del negocio, recordando que los sistemas actuales están estresados; inventarios, servicios básicos, nuevas dinámicas que posiblemente no estaban presentes como rutinas, como es el caso del teletrabajo.
Financieros
Se deben generar reservas de efectivo, renegociar obligaciones y condiciones con entidades financieras, proveedores y clientes.
Legales
La actividad sindical y las medidas gubernamentales deberán ser objeto de seguimiento.
Entonces, en una realidad como la descrita anteriormente, queda claro que existen nuevos desafíos y por supuesto incertidumbre que la empresa familiar deberá gestionar con eficiencia, pero también con liderazgo, uno que brinde dirección, flexibilidad, que sea clave para continuar con el negocio. Existen algunas recomendaciones para las familias empresarias en estos momentos de crisis, que toman elementos del Business Continuity Management y se las comparto:
Analizar, evaluar, ponderar los riesgos, amenazas e impactos posibles; nos da un marco para establecer prioridades y dirección en la toma de decisiones. Proceso que ciertamente no debe ser objeto de grandes discusiones, especialmente en momentos de crisis.
Comunicación asertiva respetando los canales adecuados. Considerando tanto al sistema familiar como la empresa.
Enfocarnos en procesos medulares del negocio, priorizar, concentrar nuestros esfuerzos.
Hacer uso de nuestra de red de contactos basados en la cooperación y solidaridad. Tomando en cuenta que nuestros relacionados se encuentran en condiciones parecidas a las nuestras para las que ya han tomado medidas.
Apoyarse en los órganos de gobierno para gestionar la situación de forma adecuada
El comité de crisis, como unidad estratégica de apoyo a los órganos de gobierno en la empresa familiar, es una de las vías más expeditas para el correcto abordaje de la situación. Disponer de un grupo multidisciplinario que se dedica a monitorear, generar posibles soluciones y proporcionar trazabilidad para diseñar correctivos en caso de ser necesario o, por el contrario, que muestre el avance que se ha conseguido, resulta de gran utilidad para el negocio y la familia; genera una visión más objetiva en momentos donde ganar certeza y confianza determinará en gran medida el éxito de la ruta que se decida transitar.